Przestała to już być odległa przyszłość i zdecydowanie nie jest scenariusz z filmu science fiction. Roboty wkraczają do biur. Nie są to co prawda humanoidalne maszyny, które zastąpią człowieka w każdej roli, ale ich przydatność jest niezaprzeczalna. Roboty przejmują najbardziej nużące czynności biurowe, prace powtarzalne, których istotą jest ścisłe przestrzeganie procedur. Jak zatem można przygotować firmę na wprowadzenie robotyzacji?
Robot w biurze
Wdrożenie robotów w prace biurowe można rozumieć jako element lub też wariant optymalizacji procesów biznesowych. Robot może zastąpić pracowników wszędzie tam, gdzie wymagana jest praca żmudna i powtarzalna. Pracodawca zyskuje dzięki temu możliwość przesunięcia pracowników do zadań o większej złożoności, umożliwiając im tym samym rozwój, a sobie zapewniając większy zysk.
O wyjaśnienie pojęcia robotyzacji w firmie, poprosiliśmy eksperta z firmy Nova Praxis, zajmującej się doskonaleniem funkcjonowania firm, w tym także przygotowaniem procesów do robotyzacji i wdrażaniem robotów:
– „Mówiąc o robotach w biurze nie mamy oczywiście na myśli humanoidalnych maszyn, które zasiądą przy biurkach. Są to – w dużym uproszczeniu – programy komputerowe, które na bazie zdefiniowanych wcześniej reguł wykonują określone działania, składające się na proces biznesowy. Robot może zastąpić pracownika w wysyłaniu maili, opisywaniu faktur w systemie workflow, przenoszeniu danych między systemami. Rozwiązania, które rekomendujemy, to nie tylko typowe roboty RPA, czyli produkty zrobotyzowanej automatyzacji procesów (ang. Robotic Process Automation), ale także rozwiązania klasy Office Nano Robots. Jest to autorski framework automatyzacji pracy w MS Office, który świetnie automatyzuje przetwarzanie i integrację danych, np. podczas tworzenia raportów”.
Działania przygotowawcze
Przygotowanie firmy do wdrożenia robotów poprzedzają podobne etapy do tych, które poprzedzać powinny każdą inną optymalizację, czyli analiza i pomiar procesów, jakie zachodzą w firmie. Pomiar procesów powinien być szczegółowy – dzięki temu do robotyzacji wybrane zostaną czynności, generujące naprawdę duże koszty i faktycznie powtarzalne, a niepotrzebne inwestycje w robotyzację nie będą miały miejsca. Szczegółowe analizy wspierają wybór priorytetów i ułatwiają decyzję, co powinno zostać zautomatyzowane w pierwszej kolejności.
Duży nacisk w przygotowaniu procesów do robotyzacji należy kłaść na rozpoznanie wszelkich możliwych wariantów, anomalii, potencjalnych rozbieżności czy zmienności procesów. Wszystko to potencjalnie może stanowić przeszkodę dla wdrożenia robota. W wybranych do automatyzacji czynnościach procesowych analizowane są szczegółowo wszystkie warianty procesu, przyczyny sytuacji nietypowych i błędów oraz zmian w procesie, które mogłyby zaburzyć działanie robota. Szczegółowej analizie poddane zostają dokumenty i raporty biorące udział w procesie, a wszelkie dane wejściowe dla automatu muszą być ustandaryzowane. Wyznaczane są także ścieżki awaryjne w razie problemów z działaniem robota.
Oczywiście robotyzacji nie da się przeprowadzić we wszystkich obszarach firmy na raz. Firma może jednak postawić na samodzielne wykonanie i stopniowe wprowadzenie robotów lub powierzenie tego zadania firmie zewnętrznej.